E se o fornecedor do sistema fechar as portas?

É a pergunta que quase todo dono de empresa pensa e pouca gente faz na reunião de contratação, porque soa indelicada. Mas ela é a pergunta certa. Empresas de software fecham, são vendidas, perdem o sócio técnico, mudam de foco. Nenhuma dessas coisas é rara. O que define se isso vira um problema para você é uma só coisa: o seu sistema continua ligado no dia seguinte?

Onde mora a dependência

Dependência de fornecedor raramente está escrita no contrato. Ela mora em detalhes operacionais que ninguém olha até o dia em que precisam:

• O servidor está na conta de quem? Se a hospedagem está no cartão e no login do fornecedor, ela desliga quando ele para de pagar.
• O domínio está registrado em nome de quem? Domínio no CNPJ do fornecedor é sistema fora do ar quando a renovação não acontece.
• Onde está o código? Se só existe no computador ou no repositório privado do fornecedor, você comprou o uso, não o sistema.
• Quem tem as senhas? Banco de dados, serviços de e-mail, integrações com órgãos públicos, chaves de API. Cada credencial que só o fornecedor tem é uma porta que fecha com ele.
• A licença acaba com o contrato? Alguns modelos permitem usar o sistema só enquanto a mensalidade estiver em dia.

Nada disso é necessariamente má-fé. Muitas vezes é só conveniência: é mais rápido o fornecedor criar tudo na conta dele. Mas conveniência no começo vira refém no fim.

Calcule o tamanho do seu risco

Antes de decidir quanto esforço colocar nisso, faça uma conta simples com os seus números. Ela responde quanto você perde se o sistema sumir amanhã.

1. Custo de reconstrução. Quanto custaria construir de novo o que você tem hoje? Se não sabe, use o que foi pago para construir.
2. Tempo até ter um substituto funcionando. Em meses, sendo realista. Inclua o tempo para achar um novo fornecedor e ele entender o processo.
3. Custo mensal de operar sem o sistema. Volte ao processo manual: quantas horas do especialista a mais por mês, vezes o valor dessa hora? Ou quantas entregas a menos, vezes a margem de cada uma?
4. Exposição total. Item 1 mais (item 2 vezes item 3).

Um exemplo hipotético: imagine um sistema que custou R$ 80.000, que levaria quatro meses para ser substituído, e cuja ausência devolve 100 horas por mês ao especialista, a R$ 150 a hora. A exposição é R$ 80.000 mais 4 vezes R$ 15.000, ou R$ 140.000. Esse é o tamanho do problema que você está aceitando se não tiver controle sobre o que comprou.

Com esse número na mão, fica fácil decidir quantas perguntas fazer ao fornecedor.

A pasta de continuidade de cada sistema

A melhor proteção contra dependência é simples: para cada sistema que você usa, deve existir uma pasta de continuidade, atualizada e acessível a você. É o que permite que outro profissional assuma o sistema sem precisar do fornecedor original. Exija isso de qualquer fornecedor, inclusive do atual.

O que a pasta precisa ter:

• Arquitetura. Um documento curto que explica como o sistema é organizado: quais partes existem, onde cada uma roda, como os dados fluem entre elas.
• Dependências. A lista de tudo de que o sistema depende para funcionar: linguagem e versão, bibliotecas, banco de dados, serviços externos e integrações, com a indicação de quem é o titular de cada contrato.
• Credenciais. Todas as senhas e chaves de acesso, guardadas num cofre que a sua empresa controla. Não basta saber que existem, você precisa conseguir entrar.
• Publicação. O passo a passo para colocar uma nova versão no ar e para restaurar o sistema a partir do backup. Se só uma pessoa sabe fazer, não é processo, é memória.

Um teste rápido: entregue a pasta a um desenvolvedor de fora e pergunte se ele conseguiria colocar o sistema no ar num servidor novo. Se a resposta for não, a pasta está incompleta.

A pasta também envelhece. Toda vez que uma integração nova entra, uma senha muda ou o servidor é trocado, ela precisa ser atualizada. Combine com o fornecedor uma revisão periódica e peça que cada mudança relevante venha acompanhada da atualização correspondente. Pasta desatualizada dá uma falsa sensação de segurança, que é pior do que saber que ela não existe.

O que perguntar antes de assinar

Leve estas perguntas para a próxima reunião com qualquer fornecedor de sistema:

1. A conta de hospedagem e o domínio ficam no nome da minha empresa?
2. Tenho acesso ao repositório do código desde o primeiro dia, ou só na entrega?
3. O que acontece com a licença de uso se eu encerrar o contrato?
4. Vocês mantêm uma pasta de continuidade para cada sistema, e eu tenho acesso a ela?
5. Se vocês encerrarem as atividades, o que precisa acontecer para o sistema continuar rodando?

A última pergunta é a mais reveladora. Se a resposta envolver "a gente avisaria com antecedência" ou "faríamos uma transição", o sistema depende do fornecedor. A resposta que você quer é: nada precisa acontecer.

A resposta que você deveria ouvir

Quando fazem essa pergunta à Ezera, a resposta é curta: a infraestrutura está no seu nome e o código sempre esteve acessível. Se a gente encerrar, nada desliga. A pasta de continuidade existe para cada sistema entregue, e a licença é perpétua ao fim do período mínimo.

Seja com quem for, essa é a régua. Fornecedor bom é aquele que você mantém porque quer, não porque não consegue sair.