Decisão de compra
Quanto custa um sistema sob medida, e por que você deveria conseguir conferir a conta
Duas propostas para o mesmo sistema, valores que não se comparam. O problema raramente é o número; é não saber de onde ele veio.
· 5 min de leitura
Duas propostas para o mesmo sistema chegam na mesma semana. Uma custa o dobro da outra. Nenhuma das duas explica de onde veio o número. Você pede detalhamento e recebe uma lista de horas por módulo que não tem como conferir. No fim, a decisão vira aposta em quem parece mais confiável.
Perguntar quanto custa um sistema sob medida sem perguntar como o preço é formado é como comparar dois orçamentos de obra olhando só o total. Este artigo não traz tabela de preços. Traz algo mais útil: os critérios que formam o preço e um jeito de você refazer a conta antes de assinar.
Por que o preço por hora não ajuda você
A forma mais comum de orçar software é estimar horas de desenvolvimento e multiplicar por um valor. Parece transparente, mas transfere o risco inteiro para o comprador. Você não tem como saber se 300 horas é muito ou pouco para uma tela de cadastro. E se a estimativa estiver errada, quem paga a diferença é você, em aditivo ou em atraso.
Há um segundo problema. Hora de desenvolvimento mede o esforço de quem constrói, não o valor de quem usa. O que importa para o seu negócio é o que o sistema faz com a sua operação e quanto custa mantê-lo de pé. Esforço de construção é problema do fornecedor.
Os critérios que formam o preço
Um preço que se pode conferir parte de critérios observáveis, que você consegue identificar na sua própria operação. Os que mais pesam:
- Complexidade das regras. Quantas regras de cálculo, quantas exceções, quantos caminhos diferentes o documento pode seguir. Um relatório com um cálculo linear é diferente de um que muda conforme o tipo de cliente, a norma aplicável e o resultado da medição.
- Integrações. Com quantos outros sistemas ele conversa: o seu ERP, o sistema do cliente, um equipamento de medição, um órgão público. Cada integração é uma dependência externa que pode mudar sem aviso.
- Volume. Quantos documentos, usuários e registros por mês. Volume maior exige mais cuidado com desempenho, armazenamento e cópias de segurança.
- Prontidão de suporte. Em quanto tempo alguém precisa responder quando algo para. Um sistema que pode esperar o dia seguinte custa menos do que um que trava a operação inteira se parar por uma hora.
Repare que nenhum desses critérios exige saber programar para ser avaliado. Você sabe quantas regras seu processo tem, com quais sistemas ele conversa, quantos documentos emite e quanto tempo aguenta parado.
A lógica da gestão: suporte, não construção
O custo de construir aparece uma vez. O custo de manter aparece todo mês, enquanto o sistema existir. E é aqui que a maioria das propostas fica vaga: ou a manutenção nem é mencionada, ou vira um valor fixo sem explicação, ou é cobrada por chamado, só quando algo quebra.
A forma coerente de precificar a gestão contínua é olhar para o que ela de fato envolve: monitorar, atualizar, responder a incidentes, acompanhar mudanças nas integrações e nas normas. Tudo isso cresce com a complexidade, o número de integrações, o volume e a prontidão exigida. Não cresce com o tamanho do projeto original.
Os fatores medem custo de suporte, não esforço de construção.
Na prática, isso quer dizer que um sistema que levou muito tempo para ser construído pode ser barato de manter (regras estáveis, nenhuma integração, uso interno sem urgência), e um sistema simples de construir pode exigir uma gestão mais cara (integra com três sistemas externos e não pode parar). Misturar as duas coisas num único número é o que torna as propostas impossíveis de comparar.
E há uma diferença importante entre pagar por chamado e pagar por prontidão. Você não paga pelo conserto. Paga pela garantia de que alguém para o que está fazendo para consertar.
Como conferir a conta
Antes de qualquer proposta, monte seu próprio retrato. Com ele, você consegue pedir que o fornecedor mostre como cada critério entrou no preço:
| Critério | Pergunta para sua operação | Sua resposta |
|---|---|---|
| Complexidade | Quantas regras de cálculo e exceções o documento tem? Quantas variações de modelo? | |
| Integrações | Com quais sistemas ele precisa trocar dados? Algum depende de terceiro? | |
| Volume | Quantos documentos e usuários por mês hoje? E em dois anos? | |
| Prontidão | Quanto tempo a operação aguenta com o sistema parado? |
Com esse retrato em mãos, faça quatro perguntas a qualquer fornecedor:
- Quais critérios entram no preço da construção, e quais entram no preço da manutenção?
- Qual o peso de cada critério? Se eu tirar uma integração, quanto o preço muda?
- Se o volume dobrar, o que acontece com a mensalidade de manutenção?
- Consigo refazer a soma sozinho, com as informações da proposta?
Se a resposta para a última for não, o preço pode até ser justo, mas você não tem como saber. E um preço que você não consegue conferir hoje vai ser um preço que você não consegue contestar quando ele mudar.
Por fim, coloque o preço contra o retorno. Some as horas de especialista que o sistema libera por mês e multiplique pela receita que cada hora gera. Esse é o teto do que faz sentido pagar. Qualquer proposta acima dele precisa de um argumento muito bom.
Preço auditável é parte do produto
O número final importa, mas importa mais saber de onde ele saiu. Um fornecedor que mostra os critérios e deixa você refazer a soma está assumindo um compromisso: se algo mudar, a conversa vai ser sobre qual critério mudou, não sobre um valor novo que apareceu do nada. É assim que a Ezera monta suas propostas, separando construção de gestão e mostrando o peso de cada fator, para que a conta seja sua também.