Decisão de compra
Sistema sob medida ou SaaS: como decidir com os números da sua operação
A comparação de mensalidade contra orçamento de projeto quase sempre engana. A pergunta certa é se a ferramenta mexe no recurso escasso da sua operação.
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A comparação costuma começar numa planilha com duas colunas. De um lado, a mensalidade de um software pronto. Do outro, o orçamento de um sistema sob medida. O pronto parece mais barato, mais rápido e menos arriscado, e muitas vezes é mesmo. Mas a comparação está olhando para o número errado.
O preço da ferramenta é a parte menor da decisão. A parte maior é o que acontece com a hora do seu especialista depois que ela entra em uso. Se a ferramenta não mexe nessa hora, ela pode ser barata e ainda assim não resolver nada.
Onde o SaaS ganha, sem discussão
Vale começar pelo lado honesto. Para a maior parte do que uma empresa faz, software pronto é a escolha certa. Financeiro, folha, nota fiscal, CRM, agenda, comunicação interna: são processos parecidos em quase todas as empresas, e quem vende essas ferramentas já resolveu os problemas comuns melhor e mais barato do que qualquer projeto isolado conseguiria.
A regra é simples: se o processo é igual ao do concorrente, use o que o mercado já oferece. Construir sob medida aquilo que não diferencia sua empresa é gastar dinheiro para reinventar uma roda que já gira bem.
Onde a conta vira
A conta muda quando o processo em questão é o que gera receita e passa, obrigatoriamente, pela mão de alguém escasso. É o caso típico das operações que entregam um documento técnico: o laudo, o relatório, o certificado. Ali, o método é da empresa, foi refinado ao longo de anos, e é justamente o que a diferencia.
Nesse ponto, o software pronto tende a falhar de três maneiras:
- Cobre o entorno, não o núcleo. Organiza a agenda, o cadastro e o envio, mas o trabalho pesado (o cálculo, a montagem, a análise) continua acontecendo fora dele, na planilha e na cabeça do especialista.
- Exige que o processo se adapte à ferramenta. O método que diferencia a empresa precisa ser encaixado nos campos que o fornecedor previu para todo o mercado.
- Cria retrabalho de ida e volta. Os dados entram no sistema, saem para a planilha, voltam para o sistema. Cada passagem é hora e é chance de erro.
Quando isso acontece, a mensalidade é pequena, mas o gargalo continua intacto. A empresa pagou pela organização do entorno e manteve o especialista no caminho crítico de cada entrega.
A conta com os seus números
Para decidir, coloque as duas opções contra o mesmo critério: quantas horas de especialista cada uma libera por mês. Preencha com os dados da sua operação:
| Item | Seu número |
|---|---|
| Entregas por mês | A |
| Horas de especialista por entrega hoje | B |
| Horas de especialista por entrega com a opção avaliada | C |
| Horas liberadas por mês | A x (B menos C) |
| Valor de uma hora de especialista (receita que ela gera, não o salário) | D |
| Capacidade liberada em reais por mês | A x (B menos C) x D |
Faça a conta duas vezes, uma para cada opção. O ponto mais importante é o C: seja rigoroso. Se a ferramenta pronta só organiza o que vem antes e depois do trabalho técnico, o C dela fica muito perto do B, e a capacidade liberada fica perto de zero, por menor que seja a mensalidade.
Repare que D é o valor que a hora gera, não o que ela custa. Numa empresa que recusa cliente por falta de capacidade, a hora do especialista vale o que ele fatura, porque cada hora liberada vira entrega vendida.
Compare as opções pelo que elas fazem com a hora do especialista, não pelo que custam por mês.
Os custos que não aparecem na primeira coluna
Além da capacidade, há custos que a comparação inicial costuma esquecer. Vale listar para as duas opções:
- Adaptação. Quanto custa ajustar a ferramenta pronta ao seu processo, e quanto disso o fornecedor sequer permite?
- Integração. Quantas vezes por entrega alguém copia dado de um lugar para outro?
- Crescimento. Como a mensalidade se comporta com mais usuários, mais documentos, mais unidades?
- Dependência. Se o fornecedor mudar o preço, o plano ou o produto, qual é sua alternativa? Seus dados saem num formato que você consegue usar?
- Evolução. Quando a norma mudar, quem atualiza o cálculo, e em quanto tempo?
- Manutenção. No sistema sob medida, quem mantém depois da entrega, e por quanto?
Esse último item merece atenção especial. Um sistema sob medida sem manutenção definida é um risco igual ou maior do que a ferramenta pronta. Subir um sistema acontece uma vez. Mantê-lo acontece todos os dias.
Um caminho que costuma funcionar
A decisão raramente é tudo ou nada. Na maioria das operações, o arranjo mais sensato combina as duas coisas: software pronto para tudo o que é comum, e sistema sob medida apenas para o núcleo que passa pelo especialista. O sistema dedicado conversa com as ferramentas prontas em vez de substituí-las.
Um bom teste para separar uma coisa da outra: se você descrevesse o processo a um concorrente, ele diria "a gente faz igual"? Se sim, use o que existe. Se ele diria "como vocês fazem isso?", é ali que o sob medida tem chance de se pagar.
Decida pelo recurso escasso
A pergunta "sob medida ou pronto?" fica mais fácil quando é trocada por outra: qual opção tira o especialista do caminho crítico de cada entrega? Às vezes a resposta é uma ferramenta de mercado. Às vezes nenhuma ferramenta de mercado chega perto. Feita com os seus números, a conta costuma deixar isso claro. Quando a resposta aponta para o sob medida, é nesse núcleo que a Ezera trabalha, ao lado das ferramentas que você já usa.