Quanto custa manter um sistema sob medida

A referência de mercado para manutenção de software sob medida fica entre 15% e 20% do valor do projeto por ano. É um bom ponto de partida, e é uma resposta incompleta, porque dois sistemas com o mesmo preço de construção podem ter custos de manutenção muito diferentes.

O que define o valor não é quanto custou construir. É quanto custa manter no ar.

Por que manutenção não é opcional

Sistema entregue não fica parado. Ele envelhece mesmo sem ninguém mexer.

Dependências recebem atualização de segurança. Navegadores mudam comportamento. Integrações do outro lado alteram versão sem avisar. Normas mudam. O uso cresce e o que era rápido fica lento.

Sistema sem manutenção não quebra de uma vez. Ele degrada, e a degradação só aparece quando já virou incidente. Por isso manutenção não é seguro contra defeito, é a condição para o sistema continuar sendo um ativo em vez de virar passivo.

Os seis fatores que definem o custo

O valor da manutenção deveria ser apurado, não estimado. Estes são os fatores que mais influenciam, e por quê.

Usuários

Sistema usado apenas pela equipe interna gera pouco suporte, porque as pessoas aprendem e param de perguntar. Sistema aberto para clientes e terceiros gera demanda que nunca termina: cada usuário novo é alguém que nunca viu aquilo, e o cliente não tem como filtrar.

Integrações

É o único componente que quebra sem ninguém ter mexido em nada. Quando o serviço do outro lado muda, o problema aparece no seu sistema, e o diagnóstico é sempre mais lento porque a causa está fora.

Criticidade

Aqui está o mal-entendido mais comum. Não é o defeito que encarece, é a prontidão. Um sistema que pode esperar dois dias e outro que precisa de resposta em quatro horas custam diferente mesmo que nunca apresentem falha, porque o segundo exige capacidade reservada que não é vendida a mais ninguém.

Dados

Dado pessoal sensível eleva o padrão obrigatório de tudo: controle de acesso, registro de auditoria, política de retenção, resposta a incidente. E um incidente deixa de ser problema técnico para virar problema jurídico.

Escala

Volume alto muda a natureza da manutenção. Não é só mais gente usando: é processamento pesado, banco crescendo, consulta que era instantânea começando a demorar. Só se percebe cedo se alguém estiver olhando.

Dependência normativa

Quando o sistema depende de norma em movimento, a mudança chega no prazo de terceiro. Não dá para adiar para o próximo trimestre porque a agenda está cheia.

Por que dois sistemas parecidos custam diferente

Imagine dois sistemas construídos pelo mesmo preço.

O primeiro é uma ferramenta interna de controle, usada por seis pessoas, sem integração, com dado cadastral, uso semanal. Depois dos primeiros meses, ele tende ao silêncio.

O segundo é usado pelos clientes do seu cliente, integra com dois serviços externos, guarda dado pessoal, roda todo dia e depende de norma que está em revisão. Ele exige monitoramento ativo, atualização frequente e capacidade de resposta rápida.

Cobrar o mesmo pelos dois significa subsidiar o segundo com o primeiro. E o cliente do primeiro está pagando por um serviço que não recebe.

Como conferir se o seu preço está certo

Duas contas rápidas.

A checagem de proporção. Multiplique a mensalidade por doze e divida pelo valor do projeto. Abaixo de 12%, provavelmente a manutenção está subprecificada e alguém vai descobrir isso no primeiro incidente sério. Acima de 22%, ou a classificação está inflada, ou o nível de serviço precisa justificar o valor de forma explícita.

A checagem de coerência. Liste os seis fatores acima para o seu sistema e pergunte se o preço reflete o perfil. Se você paga o mesmo por um sistema interno simples e por um sistema crítico com dado sensível, um dos dois está errado.

O que perguntar ao seu fornecedor

Se a manutenção é cobrada e você não sabe explicar o valor, faça três perguntas.

Qual é o critério? Preço sem critério é número imposto. Critério explícito você confere sozinho.

O que está incluído? Correção de defeito, atualização de segurança, monitoramento e pequenas evoluções são coisas diferentes. Vale saber onde termina a manutenção e onde começa o projeto novo.

Qual é o tempo de resposta? Sem isso, "manutenção" é uma palavra sem conteúdo.

Perguntas frequentes

Posso ficar sem manutenção por um tempo? Pode, e o custo aparece depois. Retomar um sistema parado por um ano costuma custar mais que a manutenção do período, porque as atualizações se acumulam.

A manutenção diminui com o tempo? Não necessariamente. Sistemas simples tendem ao silêncio, mas sistemas com integração ou dependência normativa mantêm demanda constante.

Se o sistema tiver poucos usuários, o preço cai? Número de usuários influencia, mas não sozinho. Um sistema com cinco usuários que sustenta entrega contratada custa mais que um com cinquenta usuários que ninguém depende.